導入事例

※この事例は、「介舟ファミリー」パッケージ版の時のものです。

「介護保険業務」をお使いの事業者様

「有限会社アシスト ひだまりの家ホームヘルプサービス」様(千葉県)

有限会社アシスト(※以下アシスト)は、平成9年に設立された老舗の介護事業所で、千葉県船橋市内に訪問介護2拠点、居宅介護支援1拠点、訪問看護1拠点、通所介護1拠点を持ち、複合的な介護サービスを実施している。その他にも障害者福祉サービス、介護タクシーサービスなどのサービスも併設している。

スタッフ数:87名(常勤スタッフ:30名、登録スタッフ(ヘルパー):46名)
アシストの訪問介護サービスは2拠点で約280名(移送サービスを含める300名強)のサービス利用者があり、サービス提供責任者合計9名(2拠点で各々5名+4名)と登録ヘルパーは46名でサービスを提供している。

【ソフトを切り替える前の状況】
大手の保険請求ソフト会社のソフトを使用していたが…

アシストは2006年11月まで5年ほど大手の保険請求ソフト会社のソフトを使用していた。
管轄の役所が主体となり、そのソフトの専用サーバーが役所内に置かれ、地域の多くの介護事業者が利用していた。
この方式は利用している事業者の情報が一元的に管理され、情報共有できるため、例えば事業者の登録を逐次行うなどの煩わしさがない利点があった。

しかしその反面、ソフトの処理能力が低く、多くの介護事業者が同じ時間帯にソフトを使用するため、ソフトの起動から実際の作業に掛かるまでの時間が40分以上掛かる事もしばしばあり、作業担当者の業務効率は非常に低くなっていた。

特に9:00~18:00までの時間帯は慢性的にアクセスしにくくなっており、それが緩和される18:00以降のつながりやすい夜間に作業をせざるをえない状況が続いていた上、その時間帯でもソフトの動きが重く作業中もストレスを感じ続けていた。
月初めの1日から10日までの伝送請求時期は特に負担が重く、休日出勤を含め2つの訪問介護事業所で計5人のスタッフが、1日あたり平均2.5時間、5人合計で12.5時間の残業を強いられていた。

担当者5人の合計残業時間は月初の112.5時間と月中から月末の86.4時間で、月平均198.9時間にも及び、スタッフのストレスを招くと同時に、残業代の増加という経営面での負担も招く事になっていた。

また、ソフトの操作に関する不明点などをソフト会社に月平均で10回程度問い合わせていたが、電話がつながらない事も多く(確率は約50%程度)、やっとつながってもたらい回しにされていたりして、ここでもストレスをためていた。

その他、ソフトが起動しなくなるなどの重い不具合が起きた時に、訪問サポートを要請したが、電話対応しかできないと断られた。また途中から委託会社によるサポート管理になったようで、さらに対応が悪化した。

 

【ソフトを導入した経緯】
リースアップのタイミングで、ソフトの切り替えを決断

こうした状況を疑問視していた居宅介護支援事業の責任者は2006年10月に迎えるこの保険請求ソフトのリースアップ(5年リース)のタイミングで、ソフトの切り替えを模索、複数のソフトメーカーからの資料を取り寄せ、次期保険請求ソフトの選定作業を5月の時点から着手した。

【ソフトの選定のポイント】
十数社の中から条件を絞り、「介舟ファミリー」を選択

選定ポイントは大きく分けて下記の3点となった。

●ソフトへのアクセスに難があると感じたASP型ではなく、自事業所内で完結するLAN型である事
●障害者福祉及び介護保険の両制度に対応した訪問介護事業所向け保険請求ソフトである事
●初期導入コストがなるべく安価である事

十数社の資料の中からこの条件を絞り、最終的に3社の相見積りとなった。
そして3つ条件を満たしつつ障害者福祉の操作性が平易で初心者でも慣れやすい特性を持った「介舟ファミリー」を選択する事となった。

また初期導入費用が5拠点まで一律10万円と、他社の3~4分の1のコストで済み、一時負担が小さい点と担当営業者の対応が速やかで丁寧であった点もプラスの判断材料となったようだ。

【ソフトの切り替えから、作業担当者の操作の適応まで】
丁寧な訪問レクチャーで、導入後2~3ヶ月でスムーズなソフト操作ができるように!

2006年の7月に「介舟ファミリー」の導入したものの、すぐに全てを切り替えるのではなく、徐々にデータを移行する方式を採用した。

7月から10月までの4ヶ月間は、旧来のソフトと介舟ファミリーの2つのソフトを併用して利用し、データ移行を実施。併用期間中は旧来のソフトから保険請求を行った。

コスト的には2社分の使用料を負担する事になったが、請求の不備を未然に防ぐ事やスタッフの切り替えに伴う作業負担を考慮した末での方法である。
ソフトの切り替えは順調に進み、担当スタッフからも介舟ファミリーでの作業は以前のものに比べ、アクセスに伴うストレスが大幅に軽減した事で、満足のいく感想が多く得られた。

また併用期間中に営業担当者からデータ登録の方法など操作に関する丁寧な訪問レクチャーがあり、想定した時期より早く、作業担当者がソフトに適応できるようになった。

導入後2~3ヶ月でスムーズなソフト操作ができるようになり、4ヶ月目にはほぼシステムを把握できるようになった。ユーザサポートへの連絡も100%つながり、丁寧な対応がなされ、必要であれば担当者が迅速に訪問する事もあり、介舟ファミリーへの適応に役立った。

併用期間を終え、2006年11月から介舟ファミリー単独となったが問題なく業務が進行している。
現在では、各スタッフが介舟ファミリーを使いこなし、日常業務や請求業務に関する作業時間が大幅に縮小されている。

【介舟ファミリー導入後の効果】
大幅コストダウンを達成!

ソフト使用料金で月額4万円ほどコストが増加したが、残業量・残業代の大幅な削減効果で25万円がコストダウンできた。

合算すると月次で21万円の大幅コストダウンを達成し、より効率的な事業所運営ができるようになった。

また金額に換算はできないが、作業に関わるスタッフの残業時間・拘束時間削減の効果も見逃せず、月初に慢性化していた休日出勤がなくなり、月中から月末までの期間での残業も大幅に減ったため、より自分の時間を過ごす事ができるようになり、スタッフの業務に対するモチベーションも高まり、集中力が増した。

切り替えによるコスト削減効果の検証

【検証1】ソフト使用料金

アシストが旧来のソフトで支払っていた月額の使用料金は、訪問介護のサービスで月額合計1.5万円であった。

介舟ファミリーに切り替えた後の月々の使用料金は、合計で5.5万円
内訳は
 訪問介護1拠点あたり2.5万円×2拠点=5万円
 障害者福祉1拠点あたり0.5万円×1拠点=0.5万円

となり、新たに導入した障害者福祉分を含めて、月額でのソフト使用料金は4万円増加している。

【検証2】ソフト導入による事務作業・スケジュール組み確認

アシストが切り替えを行った事で、残業量と残業代がどれほど軽減されたかに目を向けてみよう。
先に触れた通り、以前使用していた保険請求ソフトでは、担当者5人の合計残業時間は月初の112.5時間と月中から月末の86.4時間で、月平均198.9時間となっていた。
切り替え後4ヶ月目での残業時間は、担当者5人の合計残業時間は月初の5時間と月中から月末の8時間で、月平均13時間まで減少した。
月次の合計削減残業時間数は185.9時間となり、金額換算で約25万円となった。実に介護スタッフ1人分の人件費が削減できた事になる。

介舟ファミリーを使用しての感想

介舟ファミリーの操作性や使い勝手はいかがですか?

処理スピードの速さで恩恵を感じています。
現在社内ネットワーク(LAN)で常時4台(※最大7台)のパソコンで使用していますが、ソフトの処理スピードにストレスは感じません。

以前は同じ時間帯では2~3人のスタッフしか作業していませんでしたが、現在は同時に利用しても作業効率が落ちないのでスムーズに行えます。

また複数社員でシステムをカバーできるので、担当者の欠勤などであわてる事なく、相互にフォローがよりできるようになりました。その結果として、以前は毎月10日ギリギリで終了していた請求作業が、今では8日頃には終了するなど、ゆとりを持てるようになりました。

不具合が生じる頻度とその対応についてはいかがですか?

以前に比べてかなり減り、現在はサポートセンターへ電話する頻度も2ヶ月に1度くらいです。
サポートセンターのフリーダイヤルもすぐつながります。

要請すれば担当者も訪問してくれますし、驚いたのはサポートセンターに質問して問題が解決したのですが「できましたか?」とセンターから確認のフォローコールが掛かってきた事です。

導入時だけ丁寧な対応で売れば売りっぱなしというソフトメーカーが多い中、ユーザとしてはこういう親身な対応が嬉しかったですね。

「介舟ファミリー」を導入して良かった点、今後改善して欲しい点など、ご意見・ご感想をお聞かせ下さい。

機能面で少し不便な点は、今までの作業を中断してメインメニューに戻る際、複数開いた途中経過の画面を全て閉じないとメニュー画面に戻れない事です。簡単に画面移行ができる機能があれば、もっと使いやすくなるのではないかと思います。

逆に機能面で助かっている点についてですが、300人近いご利用者様と50名弱のヘルパーさんのシフト管理や、給与計算、ご利用者様へ配布する訪問スケジュール表の発行業務は軽視できない負担でした。

「介舟ファミリー」ではシフト表に連動して月次の訪問スケジュール表を個別のご利用者様毎に出せる機能があり、加えてご利用者様の自己負担金の口座引落しやヘルパーさん給与計算機能も連動しており、一元管理ができるので効率良く各々の作業ができた事に満足しています。

また、「介舟ファミリー」を導入する前は、ヘルパーさんが来社しても社員が事務作業に拘束されて話し合う時間が持てなかったのですが、導入後、ゆとりが多少持てるようになったおかげで、ヘルパーさんとのコミュニケーションが活発になり、専用スペースまで設けました。

スタッフが心身共に負担が軽減された事で、事業所全体の雰囲気が明るくなったという利点を感じ、大変満足しています。

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