導入のポイント

介護保険/障害者福祉の歩みと共に、事業者様は介護請求ソフトの導入を余儀なくされ、今ではなくてはならない存在になっています。

現在様々なソフトをご使用とは思いますが、導入したものの『実際の業務に沿っていない』『思ったとおりに動かない』など、多くのお悩みをかかえている声をよく聞きます。「ソフトが使いづらい」とは感じていても、他のソフトに切り替えたところでどれくらいの効果が出るのか、また、実際使いこなせるのか…。そのような不安をいだきつつ、我慢しながら今のソフトを使う
ーーそんな悪循環を繰り返している事業者様は少なくないはずです。
そんな事業者様の声の中から「介舟ファミリー」から事業者様に介護ソフトの導入の検討をするポイントをまとめてみました。

切り替えたいのに切り替えられない理由トップ3
  1. 新しいソフトに移行できるか不安/時間がない。
  2. 費用が掛かる。または現在のリースが残っている。
  3. 新しいソフトにしても、今までの不満が解消されるか分からない。

介護ソフトの切り替えには相当の覚悟や準備が必要です。業務の一部になる大切なものですので、漠然と資料やデモンストレーションを見ただけでの判断は難しいと思います。ただし、ソフトの不満や使いづらさに起因して、本来のサービス事業が遂行できていない、残業続きでスタッフがストレスをかかえているーー
このような事はありませんか?

介護ソフト選定のポイント

介護ソフトが淘汰されている今、「2025年 地域包括ケアシステム」を見据えて
ソフト/事業を見直す時期ではないでしょうか?

そこで、「実際に切り替えたいけど…」とお悩みの皆様に、ソフトを切り替えた事業者様の声を参考に、切り替えまでの流れと、ソフト選定のポイント、ソフト会社・営業マンとのやり取りのコツをお伝えします。
まず、ソフト選定前に、必ず「なぜ切り替えたいのか」という理由を明確にし、担当スタッフから色々な声を聞き出してまとめましょう。

この理由が、切り替え時の選定ポイントになります。
ただ漠然と「使いづらいから切り替えたい」と思うだけでは、
不満が解消できたのかが明確になりません。
そうなるとどんなソフトを使っても「使いづらい」と感じ、ソフト選定を繰り返す
事になってしまいます。そうならないよう、事前に理由をまとめておきましょう。

過去にソフトを切り替えた事業者様の実際の声から、ソフトを切り替えたいと思う主な理由をまとめました。
なんとなく不満...と思われている方は、是非参考にして下さい。

業務に特化したソフトがない → 自分の業務に沿ったソフトが欲しい。

  • 世間的に、障害者福祉以外の機能を優先したプログラムしかなく、手作業で処理せざるをえなかった。
  • 利用者負担金の請求書が実績と連動しないため、別システムに再入力し請求書を作成する必要があった。
  • 国保連からの返戻データに対しての連動(突合)ができず、入金管理が確認できなかった。

操作性が悪い → 操作が簡単にできるソフトを導入して業務の効率化を図りたい。

  • 間違った場合は最初から入力し直すなど、操作性が悪かった。
  • 提供票イメージでの登録ができず、データ入力が煩雑な作りになっていた。

フォローが悪い → アフターフォローが安心できるソフトが欲しい。

  • 保守サポートの回答は、専門用語の羅列ばかりで閉口していた。

ソフト切り替えまでの流れとポイント

ソフトを切り替えたいポイントをまとめましょう。

今お使いのソフトに対して、切り替えたいポイントをまとめましょう。
ここでは、「困っている事」だけでなく「便利だ」と思う点も必ず書き出して下さい。
ソフト切り替えの際は、現在のソフトのマイナス部分ばかり目に付いてしまいます。
しかし、新しいソフトに切り替えて「今まで便利だった機能がなくなった」という事になっては本末転倒です。ここは、チェックシートを作って用紙に書き上げるとよいでしょう。また、質問事項も全て事前に書き出しておきましょう。

参考チェックシートダウンロード

準備:ソフトの情報を収集し、デモンストレーションを予約しましょう。

ポイントをまとめたら、次に多々あるソフトの情報を入手しましょう。インターネットがあれば、ソフト紹介のサイトなども沢山あります。また、展示会などでも出展している場合が多いので、足を運ぶのもよいでしょう。
めぼしいソフトが見つかったら、早速資料を収集。極力デモンストレーションをお願いしましょう。
ソフト会社の多くは、事業者様へ出向き、実際に操作の流れを説明してくれます。遠慮せずに伝えましょう。

選定のポイント

1.自社サービスに対応しているソフトかを確認しましょう。
2.価格はいくらか、できれば価格表なども合わせて入手するようにしましょう。

デモンストレーションで不明点やニーズを確認しましょう。

選定のポイント

便利な機能は搭載されているか?

今まで必要だった機能が搭載されているか、まず前提として、今まで使っていたソフトで便利な機能が、このソフトにも搭載されているかをチェックして下さい。

参考チェックシートダウンロード

業務の流れとソフトの流れが合っているか?

もっとも重要なのは、自分の業務の流れとソフトを使った一連の流れが合っているか。営業マンが説明を始める前に自分の業務を伝えてみて下さい。そして、その流れに沿うような運用や操作方法になるのかをチェックして下さい。その際、業務の流れどおりにいかない事があると思います。
その時は、「営業マンが業務に沿ったカスタマイズを提案してくれるか」を確認しましょう。提案内容によっては、今までの業務の流れを変更する必要があるかもしれません。事業者様にとって自身のノウハウを崩すのは抵抗があると思いますが、アドバイスを受け入れる事で作業効率が上がる事もあります。

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書類と入力画面のレイアウトが似ているか?

次に必要なのは、入力作業をいかに頭を使わずにできるかという事。例えば入力するための書類と、実際に入力する画面のレイアウトが大きく違うと、常に頭で変換しながら入力しなくてはいけません。入力量が多ければそれだけで頭も疲れますし、入力チェック一つするのにも面倒です。入力画面が書類と同じレイアウトであれば「見たまま」を入力するので、視覚的に楽になって簡単にできます。
また、簡単になれば「誰でも使える」ソフトとなり、専任スタッフを雇う必要もなくなります。

参考チェックシートダウンロード

ストレスのない処理速度、また同時に複数の人が操作できるか?

これは、実際に営業マンに確認してみましょう。「操作は簡単だけど画面の動きが遅い」といった小さな事でも、常日頃起きていれば、少なからずスタッフのストレスはたまります。また、複数のスタッフで実績を登録するなど作業を分散したい場合、同時登録が可能かを確認してみましょう。その際のポイントに「コスト」も含めて下さい。同時登録はできても、別に費用が発生する場合もあります。パソコン1台でソフトを使う場合と、複数のパソコンで使う場合では、大きく費用が変わる場合もあります。営業マンの「できますよ」の言葉の後に、費用の事を必ず確認して下さい。

参考チェックシートダウンロード

アフターフォローが安心できるか?

導入後は、サポートセンターの対応が重要になってきます。
“いかに親身になってくれるか”を判断するには、営業マンとサポートセンターのコミュニケーションが取れているかをさぐってみるのも面白いでしょう。コミュニケーションが取れている場合は、事業者様の情報や、お困り事がサポートセンターの耳まで届き、親身に対応してくれるケースが多いです。
例えば、営業マンがいる時にサポートセンターのスタッフの事を聞いてみては?
そこで「サポートセンターとはあまり交流がないのでよくわかません」なんて言葉が出たら、コミュニケーション不足かも。

参考チェックシートダウンロード

導入費用が経営の負担にならないか?

導入時に実質的な問題になるのが、コストです。コストに関しては選定ソフトのホームページやパンフレットで確認できますが、「記載されていない費用」が発生する場合があります。そこで、営業マンに価格表などを見せてもらいながら、必ず説明を受けるようにして下さい。価格としては、導入時に掛かる「初期導入費」と、月々や一定期間で発生する「ランニングコスト」の2種類があります。まず、「初期導入費」についてですが、あまりに高いと軌道に乗るまで経営が圧迫される危険があります。特に大きくない事業者様の場合は、それらの負担は計りしれません。
まずは、事業に差し支えのない投資ができるかがチェックポイントになります。「ランニングコスト」に関しては、ソフト導入後も様々な費用が必要になる場合が多くあります。
特に以下の項目については、必ず確認しましょう。

  • バージョンアップや制度改正時の費用は、提示された費用に含まれるか
    ※制度改正は必ずあります。その都度費用が掛かると膨大な金額になる事も。
  • サポート料金とその内訳
    ※アフターフォローのサポートはあるか?サポート方法は電話かメールか。パソコンが苦手な方の場合、電話サポートがある事が重要です。

パソコンが苦手な方の場合、電話サポートがある事が重要です。
ソフト導入はどうしても費用が掛かります。最終的に人件費の削減ができても、そこまでのリスクを負った事で、「成果が出るまでは火の車…」という事態を避けるために、ある程度初期導入費やランニングコストは見通しがつく範囲に収めるべきです。

参考チェックシートダウンロード

社内で話し合い、ソフトを決定しましょう。

デモンストレーション後、チェックリストを見ながら、社内のスタッフを集めて色々な意見を聞き、ソフトを決定しましょう。
その際に不明点があれば、ソフト会社に相談しましょう。

選定のポイント

不明点は必ず営業マンに確認。
→電話などでもOKですし、再度訪問してもらってもよいでしょう。

ソフトの切り替えまでの時期と、稼働時期を決めましょう。

導入するには何月請求分を目標にするのか、プランを立てておきましょう。

ソフト切り替え事業者様の成功例
最後に、実際に事業者様が「介舟ファミリー」のソフトに切り替えて、どの程度効果が出たのかをまとめました。皆様のソフト切り替え時の参考にして頂ければと思います。

導入時期のポイントと効果

導入前のお困り事 導入時のポイント 効果
訪問介護事業者様 処理が遅い。
スタッフがストレスをためている。
障害者福祉にも対応。
導入コストが安価。
処理がスムーズになり、人件費も削減できた。
スタッフのモチベーションも向上した。
通所介護事業者様 実績入力操作が複雑。
遠隔リモートでの保守メンテに対し、個人情報の管理に不安がある。
デイサービスの業務に沿った入力ができる事。 リースの残りがあったが、作業量が3分の1になった。
訪問入浴事業者様
(新規導入)
入浴者のスケジュールを管理したいが、ソフトが少ない。 配車が簡単にできる事。
少数のスタッフで使いこなせるソフトである事。
スケジュール管理が簡単になった。
障害者福祉事業者様 障害者福祉に対応するソフトが少ない。 コストが安価。
スケジュール管理も簡単にできる事。
操作が簡単で、複数のスタッフが同時に操作できるため、効率がアップした。
複数サービス実施
事業者様
提供票イメージでデータ入力ができない。帳票の加工ができない。 操作性が良い事。
帳票の加工ができる事。
請求漏れがなく、質の高い業務ができるようになった。

コスト面

コスト 作業工数 結論
訪問介護事業者様 277%増 95%減 費用は上がったが、人件費を大幅削減できた。
通所介護事業所様 16.7%減 66.7%減 人件費を削減できた。

コストについては、全ての方が下がった訳ではありません。
しかし、それ以上に作業工数が激減したり(人件費削減)、スタッフのストレスが解消されたりして、その分、事業拡大や実際の業務=サービスの質が上がったりと効果が出ています。
これは、無理のない導入費用やランニングコストのため、早々に実感できた成果ではないでしょうか?
また、操作面に関してご満足頂けているのは、介舟ファミリーのメイン入力画面が、介護保険の「サービス提供票」イメージであるからです。
パソコンに不慣れなスタッフが無理なく入力できるのは、ケアマネさんからくる提供票を「見たまま」入力できる仕組みになっているため、安心して入力できたと聞きます。
普段の業務をイメージできるシステムだからこそ、親しみがわき、ひいては習得期間も短くすんだのではないでしょうか?

ソフトを使うのが仕事ではなく、本来のサービスを提供する事が本当の仕事。

上記のポイントを踏まえ、事業者様の運営に沿った、そんなソフトを是非見つけて下さいね。